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Código del Buen Gobierno
En cumplimiento de las normas que regulan el mercado de valores, en especial las contenidas en la Resolución 0275 del 23 de mayo de 2001, y con el fin de asegurar el respeto a los derechos de todos sus accionistas y de los inversionistas adquirientes de los títulos valores que la entidad emite, la Financiera Energética Nacional S.A. adopta el siguiente Código de Buen Gobierno que la regirá.
Artículo Primero
Evaluación y control de la actividad de los administradores, principales ejecutivos y directores
La FEN tiene los siguientes mecanismos para la evaluación y control de la actividad de los administradores, principales ejecutivos y directores.
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Comité de Auditoría. El Comité de Auditoría de la Financiera Energética Nacional S.A. es un órgano de apoyo a la Junta Directiva en la supervisión de los Sistemas de Control Interno, que garanticen la toma de decisiones adecuadas con relación al control y al mejoramiento de la actividad de la Financiera, sus administradores y directores.
El Comité ordena y vigila que los procedimientos de control interno se ajusten a las necesidades, objetivos, metas y estrategias determinadas por la Financiera Energética Nacional S.A., y que dichos procedimientos se enmarquen dentro de los objetivos del Control Interno, tales como: eficiencia y efectividad en las operaciones, suficiencia y confiabilidad en la información financiera.
Así mismo, evalúa la actividad de los administradores, directores y ejecutivos de la Financiera. Los resultados de dicha evaluación son incluidos en el Informe Anual que la administración de la entidad presenta para aprobación de la Asamblea General de Accionistas.
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Revisoría Fiscal. El Revisor Fiscal cumple las funciones previstas en el Libro Segundo, Título I, Capítulo VIII, del Código de Comercio y se sujeta a lo allí dispuesto, así como a lo normado por la Superintendencia Bancaria de Colombia en su Circular 007 de 1996 (Circular Básica Jurídica). Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas y en lo que ordene la Asamblea General de Accionistas.
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Agencias Calificadoras. La Financiera Energética Nacional S.A., como entidad emisora de valores en el mercado externo e interno, ha contratado los servicios de las firmas Standard and Poor’s y Duff and Phelps de Colombia, sociedades calificadoras de valores, con el fin de que adelanten la calificación de la probabilidad de pago oportuno de las obligaciones derivadas de lo títulos valores emitidos por la Financiera y en general, para que evalúen y publiquen su opinión sobre la situación financiera de la entidad.
Artículo Segundo
Prevención, manejo y divulgación de los conflictos de interés entre accionistas y directores, administradores o altos funcionarios, y entre accionistas controladores y los accionistas minoritarios
La Financiera Energética Nacional S.A. tiene mecanismos para la Prevención, manejo y divulgación de los conflictos de interés entre accionistas y directores, administradores o altos funcionarios, y entre accionistas controladores y los accionistas minoritarios.
Desde el 20 de diciembre de 2000, como consta en el Acta 240 de la Junta Directiva, se adoptó el Código de Etica que rige para todos los empleados y las personas que prestan sus servicios como trabajadores en misión. En el Código de Etica se establecen las prohibiciones especiales y responsabilidades en cuanto a honestidad, justicia e integridad y se dictan normas para dirimir situaciones de conflicto de intereses. En particular sobre este último aspecto se ha regulado lo siguiente:
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No podrán utilizar su autoridad oficial para favorecer indebidamente intereses personales o económicos de sus familias.
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En la medida en que lo requiera su cargo, declararán sus intereses económicos, comerciales o financieros o sus actividades con ánimo de lucro, y si eventualmente se presentare el hecho de que algún familiar ocupe algún cargo directivo en alguna entidad con la cual la Financiera Energética Nacional S.A., fuese a realizar alguna operación, debe manifestarlo con el fin de evitar que se plantee un posible conflicto de interés.
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Deben revelar a su superior inmediato la naturaleza y extensión de cualquier conflicto entre sus propios intereses y sus responsabilidades en la Financiera Energética Nacional S.A.
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No deben actuar a nombre de la Financiera Energética Nacional S.A., en ninguna actividad que involucre a entidades acreedoras o deudoras, sin estar debidamente autorizados.
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Los empleados de la Financiera Energética Nacional S.A., no pueden intervenir en política, con excepción del ejercicio del derecho al sufragio.
Adicionalmente, quienes presten servicios laborales en la Financiera Energética Nacional S.A., deben tener presentes los deberes y prohibiciones señaladas en las leyes vigentes y en especial en el Código Disciplinario Unico (Ley 200 del 2 de julio de 1995) y en la Ley 190 del 6 de junio de 1995 ( Estatuto Anticorrupción).
Artículo Tercero
Identificación y divulgación de los principales riesgos de la Financiera Energética Nacional S.A.
La administración de la Financiera Energética Nacional S.A., identificará los riesgos inherentes a las actividades relacionadas con su objeto social y los dará a conocer a sus accionistas e inversionistas en los estados financieros y en los informes que se presenten a la Asamblea General de Accionistas, de acuerdo con las normas establecidas por la Superintendencia Bancaria.
Los Estados Financieros son publicados de acuerdo con la estructura y periodicidad definidas en las normas de la Superintendencia Bancaria, y también pueden ser consultados en la dirección virtual www.fen.com.co.
Adicionalmente, las firmas Standard and Poor’s y Duff and Phelps de Colombia realizan una evaluación de los riesgos de la Financiera, con el fin de determinar la calificación de la probabilidad de pago oportuno de las obligaciones derivadas de los títulos que ésta emite en el mercado internacional y nacional, y en general expresan su opinión sobre la calidad de sus estados financieros.
Articulo Cuarto
Transparencia de la elección del Revisor Fiscal
De acuerdo con los Estatutos de la Sociedad, el Revisor Fiscal y su Suplente son designados por la Asamblea General de Accionistas para períodos de un (1) año, pero pueden ser reelegidos indefinidamente, o removidos en cualquier tiempo.
El Revisor Fiscal y su Suplente deben ser contadores públicos, y en caso de que en dicho cargo se designe una persona jurídica, ésta debe nombrar un contador público para que ejerza la Revisoría Fiscal de la entidad.
El Revisor Fiscal no puede ser ni por si ni por interpuesta persona accionista de la Financiera Energética Nacional S.A., ni podrá ocupar otro cargo dentro de la misma, en el Ministerio Público o en la Rama Jurisdiccional del Poder Público. Tampoco podrá el Revisor Fiscal celebrar ni directa ni indirectamente contratos con la Financiera Energética Nacional S.A.
El Revisor Fiscal recibe por sus servicios la remuneración que fije la Asamblea General de Accionistas.
Cuando las circunstancias lo exijan, a juicio de la Asamblea, el Revisor Fiscal podrá tener auxiliares u otros, bajo su dirección y responsabilidad.
Artículo quinto
Información del Revisor Fiscal a los accionistas acerca de los hallazgos relevantes que efectúe.
El Revisor Fiscal, en el dictamen que rinde a los accionistas en la Asamblea General, debe incluir los hallazgos relevantes, con el fin de que los accionistas y demás inversionistas, cuenten con la información necesaria para tomar decisiones sobre los correspondientes valores. El pronunciamiento de estos hechos en el dictamen, hace parte de la opinión que sobre los estados financieros ésta obligado a emitir el Revisor Fiscal en virtud de lo normado en el numeral 7º del artículo 207 del Código de Comercio,
Adicionalmente, el documento que contenga el dictamen correspondiente con destino a la Asamblea General de Accionistas, debe cumplir con los requerimientos mínimos exigidos por la Superintendencia Bancaria de Colombia, contenidos en la Circular 007/96 (Circular Básica Jurídica).
Artículo sexto
Sistemas de Control Interno
Revisoría Fiscal.La Financiera Energética Nacional S.A., tiene un Revisor Fiscal elegido por la Asamblea General de Accionistas, el cual cumple las funciones previstas en el Libro Segundo, Título I, Capítulo VIII DEL Código de Comercio, y se sujeta a lo allí dispuesto, sin perjuicio de lo prescrito sobre la materia por la Superintendencia Bancaria y otras normas, así como por la Asamblea General de Accionistas y los Estatutos Sociales de la Financiera Energética Nacional S.A.
Comité de Auditoría.La FEN tiene un Comité de Auditoría constituido en virtud de lo ordenado por la Superintendencia Bancaria de Colombia en su Circular Externa 9/98, cuya función es servir de apoyo a la Junta Directiva en la supervisión de la efectividad del Sistema de Control Interno, para lo toma de decisiones atinentes al control y al mejoramiento del mismo.
El Comité ordena y vigila que los procedimientos de control interno se ajusten a las necesidades, objetivos, metas y estrategias determinadas por la Financiera, y que dichos procedimientos se enmarquen dentro de los objetivos del Control Interno, tales como: eficiencia y efectividad en las operaciones, suficiencia y confiabilidad en la información financiera.
Oficina de Control Interno.La Financiera Energética Nacional S.A., tiene una Oficina de Control Interno, la cual se encarga de velar por el cumplimiento de todas las políticas internas y las normas legales así como definir las políticas y diseñar los procedimientos de control interno que deban implementarse al interior de la entidad y que le permitan realizar adecuadamente su objeto social.
Oficial de Cumplimiento.En cumplimiento de normas emitidas por la Superintendencia Bancaria, la FEN tiene designado un Oficial de Cumplimiento quien es la persona encargada de verificar el cumplimiento de las normas que sobre lavado de activos dicten los organismos de vigilancia y de que se cumplan los procedimientos establecidos por la FEN para prevenir dicho lavado, contenidos en el Manual de Lavado de Activos, el cual es de pleno conocimiento por parte de la totalidad de las personas al servicio de la financiera.
Artículo séptimo
Convocatoria de la Asamblea General de Accionistas por parte de los accionistas minoritarios
La administración de la Financiera Energética Nacional S.A., por solicitud de un número plural de accionistas que represente no menos del veinticinco por ciento (25%) de las acciones suscritas, convocará la Asamblea General de Accionistas a sesiones extraordinarias. En éstas no se podrán resolver sino los asuntos relacionados en la convocatoria, pero por decisión de más del setenta por ciento (70%) de las acciones representadas podrá ocuparse de otros temas una vez agotado el orden del día, y en todo caso, podrá remover a los funcionarios cuya designación le corresponda.
En todo caso, para protección de los accionistas minoritarios, la Asamblea General o Extraordinaria solo podrá deliberar con un número plural de accionistas que represente por lo menos la mitad más uno de las acciones suscritas, siempre y cuando esté representada la mayoría absoluta de las acciones suscritas por accionistas distintos de la Nación.
Artículo octavo
Tratamiento equitativo a todos los accionistas y demás inversionistas
Salvo las excepciones consagradas en la Ley, todos los accionistas e inversionistas de la Financiera tienen iguales derechos y obligaciones.
Artículo noveno
Cumplimiento de las normas sobre buen gobierno
La Financiera Energética Nacional S.A., velará por el cumplimiento de las normas sobre Buen Gobierno establecidas en este Código. Para este efecto, los accionistas e inversionistas podrán dirigir sus comunicaciones relacionadas con el incumplimiento de dichas normas a través de la Oficina de Control Interno, cuyo contacto es el Jefe de dicha Oficina en la dirección electrónica contraloria@fen.com.co.
Artículo décimo
Criterios y procedimientos de elección, funciones, composición, responsabilidades e independencia de la Junta Directiva
Composición de la Junta Directiva. La Ley 25 del 8 de febrero de 1990, la cual introdujo modificaciones a la Ley 11 de 1982 mediante la cual se creó la Financiera Energética Nacional S.A., determinó en su Artículo 4º, que la Junta Directiva de la FEN estará integrada por los siguientes miembros:
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El Ministro o el Viceministro de Minas y Energía quién la presidirá.
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El Ministro o Viceministro de Hacienda y Crédito Público o el Director General de Crédito Público.
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El Jefe o el Subjefe del Departamento Nacional de Planeación.
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El Presidente de ECOPETROL.
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Un delegado del Presidente de la República que haya sido Presidente o Vicepresidente o miembro de la Junta Directiva de una entidad financiera.
Funciones de la Junta Directiva.Los Estatutos Sociales de la FEN establecen para la Junta Directiva, las siguientes funciones:
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Aprobar el presupuesto anual de la FEN. De acuerdo con lo previsto en la Ley 25 de 1990, dicho presupuesto deberá reflejar estrictamente las prioridades establecidas en las políticas globales del Gobierno Nacional definidas por el CONPES.
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Fijar las políticas generales para el manejo de la entidad.
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Dictar el reglamento de crédito. Este deberá regular entre otros, la asignación de los cupos de crédito globales e individuales, plazos, tasas de interés, garantías y demás condiciones para su otorgamiento.
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Asignar los cupos de crédito a las empresas con base en los estudios y recomendaciones que le formule el Presidente así como establecer los términos, las garantías y condiciones particulares de los créditos y autorizar cualquier modificación de las condiciones que hayan sido inicialmente aprobadas por ella.
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Autorizar los contratos de crédito interno.
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Autorizar la celebración de las operaciones de crédito externo.
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Definir las características de los títulos valores que emita la Financiera Energética Nacional S.A.
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Dictar el reglamento de suscripción y colocación de acciones.
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Estudiar los balances de fin de ejercicio, así como las cuentas e inventarios que le presenten el Presidente, y llevarlos a la Asamblea para su aprobación definitiva.
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Presentar a la Asamblea General el proyecto de distribución de utilidades.
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Recomendar los fondos de reserva, que además del legal considere convenientes para la sociedad.
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Presentar a la Asamblea General un informe detallado sobre el estado de negocios sociales de conformidad con el Artículo 439 del Código de Comercio.
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Nombrar y remover libremente al Presidente y a quien lo reemplace durante sus ausencias.
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Crear y suprimir los empleos que juzgue necesarios para el funcionamiento de la FEN y fijar las correspondientes remuneraciones.
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Convocar y fijar la fecha para las reuniones ordinarias de la Asamblea General de Accionistas y convocar a reuniones extraordinarias cuando lo considere conveniente o cuando lo solicite un número plural de accionistas que represente un veinticinco por ciento (25%) de las acciones suscritas.
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Autorizar el establecimiento o clausura de sucursales o agencias en los lugares que estime conveniente, previa autorización de la Superintendencia Bancaria.
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Velar por el correcto funcionamiento de la Financiera Energética Nacional S.A., y verificar su conformidad con la política adoptada.
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Delegar en el Presidente funciones de las que le son propias, indicando en cada caso las condiciones de la delegación. Fijar cuantías de las delegaciones en materia contractual.
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Cumplir y hacer cumplir las decisiones de la Asamblea General, las suyas propias, y servir de órgano consultivo permanente del Presidente de la Financiera Energética Nacional S.A.
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Autorizar las comisiones al exterior de los funcionarios.
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Las demás que le sean propias y que no hayan sido atribuidas a ningún otro órgano estatutario.
Independencia de la Junta Directiva.No obstante estar integrada la Junta Directiva por miembros del Gobierno Nacional o designados por este, los mismos gozan de total independencia teniendo en cuenta que el artículo 200 del Código de Comercio establece que los administradores responderán solidariamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros.
Remuneración de los miembros de Junta Directiva.Los Estatutos Sociales de la FEN establecen que los miembros de la Junta Directiva devengarán por su asistencia a las sesiones la remuneración que se fija mediante Resolución ejecutiva. Actualmente dichos honorarios ascienden a un Salario Mínimo Mensual Vigente (SMMV).
Artículo undécimo
Designación y responsabilidades de los representantes legales
La representación legal de la Financiera, estará a cargo del Presidente o de quienes ejerzan los cargos de Vicepresidentes y Secretario General de la entidad. Corresponde a la Junta Directiva el nombramiento del Presidente de la FEN, quien tiene la calidad de Empleado Público y su remuneración corresponde, según la escala salarial del nivel directivo, a la que fija anualmente el Gobierno Nacional.
El representante legal de la Financiera Energética Nacional S.A., tiene las mismas funciones establecidas en los Estatutos para el Presidente de la entidad, que son:
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Representar legalmente a la sociedad.
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Ejecutar las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.
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Celebrar y firmar los contratos y obligaciones y ejecutar los demás actos de la sociedad.
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Poner a disposición de los accionistas con quince (15) días hábiles de anticipación, por lo menos, a la reunión de la Asamblea el inventario, el balance, las cuentas y una memori razonada sobre la marcha de los negocios sociales, con el proyecto de distribución de utilidades si las hubiere, debidamente aprobado por la Junta Directiva.
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Dirigir la contabilidad, velando porque se cumplan las normas legales que la regulan.
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Someter las diferencias de la Financiera Energética Nacional S.A., con terceras personas, a la decisión de árbitros o amigables componedores, o transigirlas o llevarlas ante la jurisdicción competente según el caso, previa la aprobación de la Junta Directiva.
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Constituir apoderados especiales que representen a la Financiera Energética Nacional S.A.
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Rendir cuenta justificada de su gestión en los casos señalados por la Ley.
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Convocar a la Junta Directiva y a la Asamblea General de Accionistas cuando se trate de reuniones ordinarias y extraordinarias.
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Ejecutar y hacer ejecutar todas las operaciones comprendidas dentro del objeto social.
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Contratar el personal necesario para el desempeño de sus cargos creados por la Junta Directiva y resolver sobre sus renuncias; dirigir las relaciones laborales teniendo la facultad de delegar funciones en esa materia.
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Presentar a la consideración de la Junta Directiva los planes y programas que debe desarrollar la Financiera Energética Nacional S.A., así como el Proyecto de Presupuesto.
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Llevar a la Junta Directiva su concepto sobre las solicitudes de financiación presentadas a la entidad.
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Velar por la correcta utilización de los fondos y el debido mantenimiento y utilización de los bienes de la sociedad.
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Proveer el recaudo de los ingresos, ordenar los gastos y en general, dirigir las operaciones propias de la Financiera Energética Nacional S.A., dentro de las prescripciones de la Ley, decretos reglamentarios y disposiciones de la Junta.
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Delegar en los Vicepresidentes la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos. La Junta Directiva fijará las cuantías para las delegaciones.
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Las demás funciones que le señale la Junta Directiva, las leyes o decretos y en general, todas aquellas que se relacionan con la organización y funcionamiento de la FEN.
Artículo duodécimo
Principales accionistas de la Financiera Energética Nacional S.A.
De acuerdo con la Ley 25 de 1990 pueden ser socios de la FEN la Nación, las entidades descentralizadas de los ordenes nacional, departamental, distrital, municipal del sector energético y las demás entidades públicas y privadas que deseen participar. Al corte del 30 de junio de 2001, la Nación poseía el 95.4% de las acciones de la FEN, y el porcentaje restante se encontraba distribuido entre 33 entidades del sector público y privado.
La composición accionaria es reportada con la periodicidad requerida a la Superintendencia Bancaria, Superintendencia de Valores y a la Contaduría General de la Nación.
Adicionalmente, con la antelación establecida en las normas, el Libro de Registro de Accionistas se pone a disposición de los accionistas antes de la Asamblea General Ordinaria, para que tengan acceso al mismo en ejercicio del derecho de inspección.
Artículo décimo tercero
Relaciones económicas entre la Financiera Energética Nacional S.A. y sus accionistas mayoritarios, sus directores, administradores y principales ejecutivos
Solo pueden obtener préstamos de la Financiera Energética Nacional S.A., las entidades del sector energético que satisfagan los requisitos establecidos en el Reglamento de Crédito de la entidad, adoptado por la Junta Directiva, en el cual se señalaran entre otros, la asignación de los cupos de crédito, plazos, tasas de interés, garantías y demás condiciones para su otorgamiento, con sujeción a las disposiciones legales vigentes. En todo caso se incluye como requisito que la entidad respectiva se encuentre a paz y salvo con la FEN por todo concepto de obligaciones de deuda.
Las operaciones activas de crédito que celebra la FEN requieren para su aprobación del voto unánime de los miembros de la Junta Directiva. En el Acta de la correspondiente reunión de la Junta Directiva se deja constancia, además, de haberse verificado el cumplimiento de las normas sobre límites al otorgamiento de crédito o cupos máximos de endeudamiento vigentes en la fecha de la operación.
De acuerdo con lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, Artículo 261, numeral 2, las tasas de interés de colocación de la FEN no pueden ser inferiores al costo de captación y administración de los recursos. En igual forma, el mencionado Estatuto establece que no se podrán otorgar créditos directa o indirectamente con los cuales el prestatario adquiera acciones de la FEN.
Con respecto a las relaciones económicas entre la Financiera Energética Nacional S.A. y sus directores, administradores y principales ejecutivos, no existe ninguna diferente al pago de salarios y honorarios por la asistencia a las juntas directivas.
Artículo décimo cuarto
Negociación de acciones por parte de los directores, administradores y funcionarios de la FEN
Los administradores de la Financiera Energética Nacional S.A., FEN, no podrán ni por si ni por interpuesta persona, enajenar o adquirir acciones de la misma, mientras estén en ejercicio de sus cargos, sino cuando se trate de operaciones ajenas a motivos de especulación y con autorización de la Junta Directiva otorgada con el voto favorable de cuatro (4) de sus miembros, excluido el solicitante.
La sociedad no podrá adquirir sus propias acciones sino por decisión de la Asamblea, con el voto favorable de no menos del setenta por ciento (70%) de las acciones suscritas. Para realizar esa operación empleará fondos tomados de las utilidades líquidas, requiriéndose además que dichas acciones se hallen totalmente liberadas. Mientras estas acciones pertenezcan a la sociedad quedarán en suspenso los derechos inherentes a las mismas.
Artículo décimo quinto
Criterios de selección de los principales proveedores de bienes y servicios de la FEN; criterios aplicables a la divulgación de los vínculos jurídicos y económicos existentes entre aquellos y la FEN, y entre aquellos y los directores, administradores y principales ejecutivos, parientes socios y demás relacionados
Teniendo en cuenta el carácter público de la Financiera Energética Nacional S.A, la competencia, los procedimientos y las responsabilidades relacionados con la adquisición de bienes y servicios y la administración de los bienes de la FEN, tienen como marco de referencia los criterios de selección y divulgación de la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios, por medio de los cuales se expidió el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública.
Para aquellos contratos que correspondan al giro ordinario de las actividades propias de su objeto social, al igual que los contratos que realice en forma conexa para el desarrollo de su objeto social, se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades.
