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Resolución Nº 03/2002 - Trámite Derecho de Petición, Quejas y Reclamos

Por la cual se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición, Quejas y Reclamos ante la FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL SA. FEN y se deroga la Resolución 01/ 2002.

LA PRESIDENTE DE LA FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL S.A.

En uso de sus facultades legales y estatutarias y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 23, establece que “ Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución…”;

Que el Decreto 01 de 1984 en su artículo 32, establece cuales son las entidades públicas obligadas a reglamentar la tramitación de este derecho;

Que por ser la FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL S.A. FEN, una Sociedad de Economía Mixta, vinculada al Ministerio de Minas y Energía, está obligada a expedir la correspondiente reglamentación;

Que se hace necesario señalar los pasos y plazos para la tramitación de las peticiones, quejas y reclamos que presenten las personas naturales o jurídicas;

RESUELVE:

TITULO I

GENERALIDADES

ARTICULO PRIMERO: Se entiende por Derecho de Petición, el derecho que toda persona tiene de presentar ante las autoridades respetuosas solicitudes de carácter general o particular.

ARTICULO SEGUNDO: Teniendo en cuenta este derecho que tienen los particulares de formular a la FEN peticiones sobre lo de su competencia, sus funcionarios están obligados a responderlas conforme al trámite y dentro de los términos establecidos en esta Resolución.

ARTICULO TERCERO: La actuación administrativa de los funcionarios de la FEN, tiene por objeto el cumplimiento de los cometidos estatales, tal como lo señalan las normas, la adecuada prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados.

ARTICULO CUARTO: Las actuaciones administrativas en ejercicio del derecho de petición se inician por quienes obran en interés general o particular.

ARTICULO QUINTO: Las personas pueden ejercer el derecho de petición en forma escrita, verbal o a través de medios electromagnéticos.

TITULO II

TRAMITE DE LAS PETICIONES

ARTICULO SEXTO: Todas las solicitudes que se presenten como derecho de petición, aún las que se reciban verbalmente, mediante fax o medio electromagnético deberán radicarse en la oficina de correspondencia de la FEN, antes de iniciar el trámite para su respuesta.

PARÁGRAFO: En el caso de peticiones verbales, el funcionario que la reciba, la transcribirá por escrito haciéndola firmar del peticionario, quien la radicará en la oficina de correspondencia. A partir del momento de esta radicación empiezan a correr los términos para la resolución de la petición.

ARTICULO SEPTIMO: La oficina de correspondencia remitirá para conocimiento de la Presidencia de la FEN, todos los derechos de petición y esta los distribuirá a las dependencias correspondientes.

La Presidencia podrá delegar en la Secretaría General, la recepción, distribución y respuesta de las peticiones recibidas.

ARTICULO OCTAVO: Las peticiones que se dirijan a la FEN, deberán contener la siguiente información:

1. Designación expresa que se dirigen a la FINANCIERA ENERGETICA NACIONAL S.A. FEN;

2. Los nombres y apellidos completos del solicitante, de su representante o de quien lo represente, indicando el documento de identidad correspondiente y la dirección a donde debe dirigirse la respuesta;

3. El objeto de la petición;

4. Razones en que apoya su petición

5. Relación de los documentos que acompañan la petición;

6. Firma del peticionario, su apoderado o representante, cuando la petición se haga a través de estos.

A la petición escrita se deberá acompañar una copia la cual será sellada con la indicación de la fecha de recibo y el número de radicación, para solicitar información sobre el estado de la misma.

ARTICULO NOVENO: Cuando sobre un mismo asunto y en interés de una misma persona se presenten dos o más peticiones, estas se acumularán y tramitarán bajo la última radicación.

ARTICULO DÉCIMO: Para las actuaciones administrativas no se requiere de apoderado ni de intermediarios. Quien actúe a nombre de otra persona, natural o jurídica, en calidad de representante o apoderado, deberá acreditar la personería y la existencia y representación de la organización, según el caso, en la forma señalada por la Ley.

ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: La Secretaría General será la dependencia encargada de emitir conceptos o brindar información de la FEN a los diferentes medios de comunicación previo conocimiento y visto bueno de la Presidencia.

TITULO III

TERMINO PARA RESPONDER, INTERRUPCION SUSPENSIÓN Y DESISTIMIENTO DE LA PETICIÓN.

ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Con el fin de que los interesados conozcan los términos que rigen en la FEN para tramitar las distintas peticiones se establecen los siguientes plazos para dar la respuesta correspondiente.

1. Certificaciones sobre expedientes: Tres (3) días hábiles

2. Solicitudes de información simple: Diez (10) días hábiles;

3. Peticiones de interés general o particular que requieran recopilación dispendiosa y análisis de información: Quince (15) días hábiles;

4. Consultas: Treinta (30) días hábiles.

PARÁGRAFO 1: En caso de que la naturaleza del asunto no permita brindar una respuesta dentro del término establecido, la Secretaría General lo comunicará al peticionario indicando las razones por las cuales no se ha atendido la petición, solicitando una prórroga.

PARÁGRAFO 2: En concordancia con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 57/85, las personas tienen derecho a consultar documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley o no hagan relación a la defensa nacional. En estos casos la FEN procederá a negar la petición informando la decisión al peticionario. Contra esta decisión, el peticionario tiene el derecho de insistencia establecido en la Ley 57 de 1985.

PARÁGRAFO 3: Teniendo en cuenta que al presentarse una petición verbal está deberá ser transcrita por el funcionario que la recibe, tendrá los mismos términos antes señalados para la respuesta.

ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Cuando la petición no esté acompañada de los documentos ó informaciones suficientes para decidir, se requerirá, por una sola vez al peticionario para que complemente el objeto de su petición. Con este requerimiento, se interrumpirán los términos establecidos en esta resolución. Una vez el peticionario aporte lo requerido, empezarán a correr nuevamente los términos y el funcionario decidirá con base en la información que disponga.

ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Si dentro de los dos (2) meses siguientes al requerimiento formulado por el funcionario, el peticionario no ha respondido, el expediente se archivará, sin que esto impida que posteriormente se pueda presentar nueva petición.

ARTICULO DÉCIMO QUINTO: El valor de las copias de los documentos oficiales que los particulares soliciten será de Cien Pesos ($100) M/CTE, por cada hoja, cuando se trate de reproducción fotostática, valor que se incrementará a partir de cada primero de enero de conformidad con lo previsto en el artículo tercero de la Ley 242/95.

TITULO IV

QUEJAS Y RECLAMOS Y ATENCION AL PÚBLICO

ARTICULO DÉCIMO SEXTO: Las quejas y reclamos contra las actuaciones de los funcionarios que desarrollen actividades en la FEN, deberán presentarse en correspondencia y serán tramitadas por la Oficina de Control Interno.

ARTICULO DÉCIMO SEPTIMO: El horario de atención al público y recibo de peticiones en la FEN será:

Lunes a viernes: De ocho (8:00) a.m. a doce y treinta (12:30) p.m. y de una y treinta (1:30) p.m. a cinco (5:00) p.m.

ARTICULO DÉCIMO OCTAVO: Las quejas que se formulen por escrito deberán presentarse con el lleno de los requisitos señalados en esta resolución para el derecho de petición. En caso de que el escrito de queja resulte incompleto, el funcionario encargado oficiará, si es posible, al interesado para que subsane las fallas.

ARTICULO DÉCIMO NOVENO: Una vez recibida la queja, la Oficina de Control Interno de la FEN, dará traslado a la persona competente para resolverla, con el fin de que proceda a elaborar la correspondiente respuesta.

ARTICULO VIGÉSIMO: La persona encargada elaborará y remitirá a la Oficina de Control Interno, para que sea suministrada al quejoso la información y las explicaciones necesarias para atender a cabalidad la reclamación.

PARÁGRAFO 1: La respuesta deberá ir fechada, con la dirección correcta y deberá ser entregada en forma personal o por correo certificado. Además deberá ser completa, clara, precisa y comprensible, contener la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios que soportan la decisión, junto con los documentos que sean necesarios para respaldar las afirmaciones o conclusiones.

PARÁGRAFO 2: La queja se entenderá desatendida cuando quiera que la respuesta a la misma se hubiere producido fuera de término, incompleta o no hubiera sido enviada al quejoso.

ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO: La FEN dará trámite a las quejas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible dar trámite a la misma dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando, si es del caso, la fecha que se ha establecido para dar la respuesta.

TITULO V

TRAMITE DE REQUERIMIENTOS DE ORGANISMOS DE CONTROL Y VIGILANCIA DEL ESTADO

ARTICULO VIGÉSIMO SEGUNDO: Los requerimientos que formulen los organismos de control y vigilancia del Estado tales como: Fiscalía General de la Nación, Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación, Contaduría General de la Nación, DIAN, Policía Judicial, Juzgados y DAS, deberán ser contestados dentro de los términos y condiciones que estos señalen y el trámite será el siguiente:

1. Los requerimientos serán atendidos por la dependencia que posea la información o documentación, remitiendo el proyecto de respuesta a la Secretaría General para evaluación, en medio magnético o correo electrónico, junto con los documentos que la soportan (cuando se requieran); Secretaría General evaluará y remitirá la respuesta final.

2. En el caso que los requerimientos de los organismos antes señalados involucren la acción de varias dependencias de la FEN, la Secretaría General será la responsable de coordinar con cada una de ellas la gestión pertinente y de proyectar la respuesta final.

ARTICULO VIGÉSIMO TERCERO: La falta de atención a las peticiones formuladas y la no observancia de los principios consagrados en el artículo 3 del Decreto 01 de 1984 y de los términos para resolver o contestar establecidos en esta Resolución, constituirán mala conducta para el funcionario y darán lugar a las sanciones correspondientes.

ARTICULO VIGÉSIMO CUARTO: Corresponde al Secretario General de la FEN velar porque el derecho de petición no sea vulnerado y porque los términos consagrados en esta disposición se cumplan.

ARTICULO VIGÉSIMO QUINTO: Una vez aprobada por la Procuraduría General de la Nación, la presente resolución será publicada en la página de Internet de la FEN para que sea conocida por todas las personas interesadas.

TITULO VI

VIGENCIA

ARTICULO VIGÉSIMO SEXTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la resolución Nº 01/2002 de enero 8 de 2002. En los aspectos no contemplados en esta resolución, se aplicará el Código Contencioso Administrativo y sus reformas.

Comuníquese, publíquese y cúmplase,

Dada en Bogotá, D.C., a

LUZ ESPERANZA ROJAS JIMENEZ MARIA CLARA GARRIDO GARRIDO

Presidente Secretaria General

JORV/WSM

La presente Resolución fue aprobada por la Procuraduría General de la Nación, mediante Resolución 200 del 5 de julio de 2002 y se cancelaron los derechos de publicación en el Diario Oficial el 30 de julio de 2002.

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