CONVENIO IPSE – FEN 062 Informe Revisión de la Evaluación Técnica
REVISIÓN DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. 11: “PROYECTO PILOTO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA PARA EL DISEÑO, SUMINISTRO, CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA, INSTALACIÓN, PRUEBAS Y PUESTA EN SERVICIO, OPERACIÓN Y MONITOREO DE UN SISTEMA HÍBRIDO SOLAR – DIESEL Y REMODELACIÓN DE LAS REDES DE DISTRIBUCIÓN EN LA LOCALIDAD DE TITUMATE MUNICIPIO DE UNGUIA DEPARTAMENTO DEL CHOCÓ”
1. ANTECEDENTES
1.1 En desarrollo del Convenio Interadministrativo suscrito entre la FEN y el IPSE el 31 de octubre de 2007, la FEN publicó el 15 de agosto de 2008 en su página web los Términos de Referencia que fijaron las reglas para el proceso de selección de la persona que llevará a cabo el “PROYECTO PILOTO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA PARA EL DISEÑO, SUMINISTRO, CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA, INSTALACIÓN, PRUEBAS Y PUESTA EN SERVICIO, OPERACIÓN Y MONITOREO DE UN SISTEMA HÍBRIDO SOLAR – DIESEL Y REMODELACIÓN DE LAS REDES DE DISTRIBUCIÓN EN LA LOCALIDAD DE TITUMATE MUNICIPIO DE UNGUIA DEPARTAMENTO DEL CHOCÓ”.
1.2 El plazo para presentar las ofertas venció el 6 de octubre de 2008 a las 3 p.m. Antes de dicho vencimiento presentaron oferta económica y técnica en original y copia como se dejó constancia en la correspondiente acta de recibo de ofertas las siguientes firmas:
- DIMELCO S.A.
- UNIÓN TEMPORAL URABÁ CHOCOANO integrada por las firmas ELECTROMONTAJES LTDA y AVON PARK CONSTRUCTION.
- ENERSSIN LTDA.
- UNIÓN TEMPORAL TITUSOL integrada por las firmas I2R INGENIERIA LTA y AMERICAN VETERINARIA LTDA
1.3 Con el fin de que el IPSE pudiera llevar a cabo la evaluación técnica de las ofertas, la FEN remitió a este Instituto mediante comunicación P-1659 del 6 de octubre de 2008,copia de las ofertas recibidas.
1.4 En desarrollo del proceso de evaluación y previo concepto técnico del IPSE, según consta en la comunicación IPSE 20081500036461 del 14 de octubre de 2008, la FEN solicitó a cada uno de los oferentes subsanar su oferta de la siguiente forma:
Dichas subsanaciones fueron solicitadas a los oferentes en la siguiente forma:
i) A DIMELCO S.A, mediante comunicación P-1706 del 17 de octubre de 2008.
ii) A la UNIÓN TEMPORAL URABÁ CHOCOANO, mediante comunicación P- 1707 del 17 de octubre de 2008.
iii) A ENERSSIN LTDA, mediante comunicación P- 1708 del 17 de octubre de 2008.
iv) A la UNIÓN TEMPORAL TITUSOL, mediante comunicación P- 1705 del 17 de octubre de 2008.
1.5 Antes del vencimiento del plazo establecido a las 3:00 p.m. del 21 de octubre de 2008, los oferentes presentaron las subsanaciones en la siguiente forma:
i) La UNIÓN TEMPORAL URABÁ CHOCOANO mediante comunicación CE200810114AA radicada en la FEN el 21 de octubre de 2008.
ii) DIMELCO S.A mediante comunicación del 21 de octubre de 2008.
iii) ENERSIN LTDA mediante comunicación DP-047/08 del 21 de octubre de 2008.
iv) La UNIÓN TEMPORAL TITUSOL no presentó las subsanaciones solicitadas.
1.6 Con base en las ofertas y las subsanaciones indicadas anteriormente la FEN y el IPSE procedieron a evaluar las ofertas aplicando el siguiente procedimiento: a) verificar si la oferta se encuentra en alguna de las causales de rechazo previstas en el numeral 8.1. de los Términos de Referencia, b) determinar si la oferta es jurídicamente admisible, c) determinar si la oferta es financieramente admisible y d) determinar si la oferta es técnicamente admisible.
1.7 Los resultados de la evaluación de la Solicitud de Ofertas fueron publicados en la página web de la FEN el 27 de octubre de 2008 con los siguientes resultados:
i) Fue rechazada la oferta de UNIÓN TEMPORAL TITUSOL por las razones indicadas en el Informe de Evaluación publicado en la página web de la FEN el 27 de octubre de 2008.
ii) Fue rechazada la oferta de la UNION TEMPORAL URABÁ CHOCOANO por las razones indicadas en el Informe de Evaluación publicado en la página web de la FEN el 27 de octubre de 2008.
iii) Como se relaciona en el Informe de Evaluación publicado en la página web de la FEN el 27 de octubre de 2008, la oferta de DIMELCO S.A.: a) No incurrió en ninguna de las causales de rechazo previstas en el numeral 8.1. de los Términos de Referencia; b) La oferta es jurídicamente admisible; c) La oferta es financieramente admisible; d) La oferta es técnicamente admisible de conformidad con el oficio del IPSE 20081500037151 del 22 de octubre de 2008.
iv) Como se relaciona en el Informe de Evaluación publicado en la página web de la FEN el 27 de octubre de 2008, la oferta de ENERSSIN LTDA: a) No incurrió en ninguna de las causales de rechazo previstas en el numeral 8.1. de los Términos de Referencia; b) La oferta es jurídicamente admisible; c) La oferta es financieramente admisible; d) La oferta es técnicamente admisible de conformidad con el oficio del IPSE 20081500037151 del 22 de octubre de 2008.
1.8 El informe de evaluación publicado en la página web de la FEN no recibió observación alguna y en consecuencia se llevó cabo la audiencia de apertura de los sobres el 5 de noviembre de 2008, audiencia en la que se efectuó la calificación de las ofertas y se determinó que la oferta de DIMELCO S.A se debía convocar para firmar el contrato.
1.9 No obstante lo anterior, el 6 de noviembre de 2008 ENERSSIN LTDA solicitó a la FEN copia de la oferta presentada por DIMELCO S.A.; dicha solicitud fue atendida por la FEN el 10 de noviembre de 2008. Como consecuencia de lo anterior, el 13 de noviembre de 2008 la FEN recibió una nueva comunicación de ENERSSIN en la cual informa sobre varias inconsistencias encontradas en la oferta de DIMELCO S.A.
Entre las varias inconsistencias señaladas, advierte que la oferta presentada por DIMELCO S.A., en relación con los numerales 7.1.1.3, 7.1.2.4 y 7.2.1.5 “no presenta ninguna certificación de fabricantes (SHARP, XANTREX, OUTBACK, SONNENSCHEIN) en la que conste la distribución autorizada o representación en Colombia al oferente DIMELCO S.A.”
1.10 Dada la trascendencia de las afirmaciones anteriores frente a posibles incumplimientos de requisitos técnicos establecidos en los Términos de Referencia del proceso de solicitud de ofertas, mediante comunicación P – 1903 del 14 de noviembre de 2008, la FEN remitió al IPSE la comunicación recibida deENNERSSIN, teniendo en cuenta que la evaluación técnica de las ofertas fue efectuada por dicho Instituto.
1.11 Mediante comunicación No. 20081500041021 del 20 de noviembre de 2008 el IPSE manifestó a la FEN que “una vez revisado nuevamente los soportes de certificación de representación del oferente para con el fabricante de paneles solares (Sharp), inversores (Xantrex), y baterías (Sonnenschein), se determinó que aún cuando DIMELCO S.A. anexa documentos de certificación específica para la oferta N°11, estas no son otorgadas por la empresa fabricante, como lo requiere los términos de referencia en el ítem 7.1.1.3, numeral 2, si no, por un representante o distribuidor de esa firma (DC Power Systems, para paneles e inversores) y (Tronex – Hybrytec, para las baterías).”
1.12 A raíz de lo anterior la FEN efectuó una verificación de las ofertas técnicas de DIMELCO S.A. y ENERSSIN LTDA constatando la existencia de afirmaciones contradictorias en lasofertas de estas firmas, como se relaciona en la comunicación P-1971 de fecha 2 de diciembre de 2008 dirigida a dichos oferentes, (copia de la cual se anexa a este informe).
1.13 Dicha situación desvirtuó el fundamento fáctico que sustentó el Informe de Evaluación Solicitud Pública de Ofertas No 11, publicado en la página web de la FEN el 27 de octubre de 2008 y por ende el orden de elegibilidad indicado en el Acta de Audiencia de Apertura de Sobres con la Oferta Económica y Determinación del Orden de Elegibilidad del 5 de noviembre de 2008; por esta razón, en aras de la buena fe precontractual, la transparencia y la moralidad, la FEN debió dejar sin efecto la evaluación técnica que fue publicada en la página web de la FEN el 27 de octubre de 2008 y las actuaciones subsiguientes de la FEN originadas en dicha evaluación.
1.14 Teniendo en cuenta que continúan siendo válidas las razones por las cuales se rechazaron las ofertas de la UNION TEMPORAL TITUSOL y la UNION TEMPORAL URABA CHOCOANO y que las evaluaciones jurídica y financiera de las ofertas de ENERSSIN LTDA Y DIMELCO S.A no tiene objeciones, para solucionar la situación planteada la FEN dejó sin efecto la parte técnica de laevaluación publicada en la página web de la FEN el 27 de octubre de 2008, con el propósito de que ésta sea efectuada nuevamente por el IPSE y repetir todas las actuaciones subsiguientes, de conformidad con los resultados de la nueva evaluación.
1.15 Para el efecto, la FEN solicitó al IPSE efectuar nuevamente la evaluación técnica de las ofertas recibidas el 6 de octubre de 2008 consideradas jurídica y financieramente admisibles (las presentadas por DIMELCO S.A y ENERSSIN LTDA) de conformidad con lo establecido en el ítem 10 del numeral 8 de los Términos de Referencia.
2. EVALUACIÓN TÉCNICA
La revisión de la evaluación técnica de las ofertas de DIMELCO S.A y ENERSSIN LTDA, se efectuó en la siguiente forma:
2.1 Mediante comunicación P-1978 del 3 de diciembre de 2008, la FEN solicitó al IPSE hacer nuevamente la evaluación técnica de las ofertas consideradas jurídica y financieramente admisibles (DIMELCO S.A y ENERSSIN LTDA), de conformidad con lo establecido en el ítem 10 del numeral 8 de los Términos de Referencia.
2.2 Previa solicitud hecha por el IPSE, mediante el oficio 20081500043491 del 15 de diciembre de 2008, la FEN solicitó a los oferentes las siguientes subsanaciones:
2.2.1 A través del oficio P-2078 del 23 de diciembre de 2008 la FEN solicitó a ENERSSIN LTDA lo siguiente:
“1)- Remitir consularizado (apostillar) el certificado expedido por el fabricante de módulos solares que respalda al oferente como distribuidor o representante específicamente para el presente proceso.
2)- Presentar actualizado el certificado de aseguramiento de gestión del sistema de calidad con base en la NormaISO 9001 versión 2000, para las baterías Duncan, el cual se anexó a la oferta presentada el 6 de octubre de 2008, pero tiene validez hasta el 10-12-2005.”
2.2.2 A través del oficio P-2079 del 23 de diciembre de 2008 la FEN solicitó a DIMELCO S.A. lo siguiente:
“1)- Dado que en la oferta presentada, a folios 80, 84 y 88, manifiesta que cuenta con los correspondientes certificados del FABRICANTE, (debidamente consularizados) de los módulos solares, inversores, y baterías que respaldan al oferente como distribuidor o representante para el presente proceso; allegar los documentos que soportan tales afirmaciones.
2)- Indicar en qué parte de la oferta DIMELCO presenta las siguientes especificaciones técnicas exigidas en los Términos de Referencia:
a)- El formato 5 de los Términos de Referencia, numeral 7.1.2.2, ítem 6, establece: “En el caso de implementar un único inversor bidireccional no se aceptarán más de dos (2) bancos conectados en paralelo. En el caso de implementación de sistemas basados en múltiples inversores bidireccionales no se aceptará más de dos (2) bancos en paralelo asociados a un mismo arreglo trifásico de inversores”. Por favor aclarar de que manera DIMELCO cumple con esta exigencia.
b)- El formato 5 de los Términos de Referencia, numeral 7.1.2.3.2, ítem 7, establece: “No se permite la conexión en paralelo de más de dos baterías”. Por favor aclarar de que manera DIMELCO cumple con esta exigencia.
c)- El numeral 7.1.2.4, literal d) de los Términos de Referencia establece que debe presentarse un Plan de reciclaje de baterías usadas. Por favor aclarar en qué parte de la oferta DIMELCO presenta dicho requerimiento.
d)- Es necesario aclarar cuál es el término de la garantía de los módulos fotovoltaicos, de conformidad con lo establecido en elnumeral 7.2.1.5, ítem 1 del formato 5 de los Términos de Referencia.
e)- El formato 5 de los Términos de Referencia, numeral 7.1.2.3 ítem 10.1 a 10.21 exige que se establezcan las características técnicas allí mencionadas. Por favor aclarar en que parte de la oferta aparecen descritas dichas características.
3)- Indicar en qué parte de la oferta DIMELCO suministra toda la información y características técnicas del banco de baterías de conformidad con los parámetros mínimos exigidos en el numeral 7.1.2 de los Términos de Referencia.
4)- Aclarar si la potencia generada solar que se presenta en las certificaciones que acreditan la experiencia del oferente (folios 76 y 77) corresponde a una potencia pico real (KWp).”
2.2.3 Adicionalmente la FEN tanto en la comunicación P-2078 como en la P-2079 solicitó a los oferentes extender la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad de la oferta hasta el 28 de febrero de 2009 y fijó como fecha límite para la entrega de las subsanaciones las 3:00 p.m del 30 de diciembre de 2008.
2.3 Los anteriores requerimientos fueron atendidos por los oferentes mediante las siguientes comunicaciones:
2.3.1 Comunicación CG- 11/08 del 18 de diciembre mediante la cual ENERSSIN LTDA remite la certificación del fabricante de módulos solares acompañado de la constancia de apostillaje (3 folios).
2.3.2 Comunicación CG-113/08 del 24 de diciembre donde ENERSSIN LTDA remite una certificación del fabricante de baterías, manifiesta que amplía la vigencia de la oferta hasta el 28 de febrero de 2009 y adjunta la correspondiente modificación de la garantía.
2.3.3 Comunicación de DIMELCO S.A. radicada en la FEN a las 10:39 del 30 de diciembre de 2008 la cual consta de 5 folios acompañada de 59 folios de anexos.
Dichas subsanaciones fueron remitidas por la FEN al IPSE mediante oficio P -2111 del 30 de diciembre de 2008, adjunto.
3. RESULTADOS DE LA REVISIÓN DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA
Mediante los oficios anexos No. 20091500000561 del 13 de enero de 2009 y 20091500001291 del 21 de enero de 2009, el IPSE remitió a la FEN los resultados de la evaluación técnica de las ofertas que se resumen en la siguiente forma:
3.1 La oferta de DIMELCO S.A. es “técnicamente NO ADMISIBLE, dado que no cumple con los requerimientos exigidos en los términos de referencia en cuanto a las certificaciones del fabricante para los productos ofrecidos como módulos solares, inversores y baterías; presenta tres bancos de baterías superando el máximo exigido (dos bancos en paralelo); con los documentos de subsanación para el formato cinco (5) mejora la oferta.”
3.2 La oferta de ENERSSIN LTDA es “técnicamente ADMISIBLE teniendo en cuenta que subsanó los requerimientos efectuados por la FEN en relación al apostillado de la certificación de los módulos solares y la actualización del certificado de calidad ISO 9001 versión 2000 para las baterías; subsanación que no mejora la oferta.”
4. OBSERVACIONES AL INFORME DE REVISION DE LA EVALUACION TECNICA
Los interesados podrán formular observaciones al presente informe de revisión de la evaluación técnica antes de las 3:00 p. m. del 28 de enero de 2009.
5. RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES AL INFORME DE REVISION DE LA EVALUACION TECNICA
Las observaciones que eventualmente se formulen al presente informe de revisión de la evaluación técnica serán respondidas a más tardar el 4 de febrero de 2009.
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